Pour une entreprise, un changement de local n’est pas toujours une partie de plaisir, et mieux vaut s’y préparer largement à l’avance pour le mener à bien. Recherche des locaux, préparation des cartons ou encore information des salariés, des collaborateurs et des prestataires : pour être sûr de réussir le déménagement de votre entreprise, suivez le guide.
Anticiper et préparer le déménagement :
La première question qui se pose concerne la nécessité du changement de local : après tout, un réaménagement de vos bureaux actuels vous coûtera peut-être moins cher. Un déménagement d’entreprise doit répondre à des problématiques de manque d’espace, de cadre de travail, d’expansion d’activités, etc.
Il faut ensuite trouver les nouveaux locaux. Commencez au plus tôt, car cette recherche peut prendre plusieurs mois, voire une année. Le plus important est de trouver un lieu de travail où vos collaborateurs se sentiront à l’aise pour résoudre vos problématiques sur le long terme. Idéalement, le local doit offrir plus d’espace ainsi qu’un meilleur cadre. Il faut également qu’il soit facile d’accès. Vous devez en même temps élaborer un planning pour limiter les impacts d’un tel changement aussi bien sur les activités de l’entreprise que sur les collaborateurs et les clients.
Les démarches à effectuer auprès des collaborateurs et des clients :
Un déménagement peut perturber le travail de vos salariés et engendrer du stress. Une fois le local choisi, son audit effectué et le bail résilié, prévenez vos employés pour qu’ils s’y préparent à l’avance. C’est d’ailleurs une obligation légale pour l’entreprise. Le mieux est de les tenir au courant des changements à venir et de les inviter à coopérer pour faciliter cette transition.
Avec un responsable faisant office de relais entre la direction et les salariés, il sera plus simple de déterminer les besoins de chaque service puis d’organiser les espaces et les postes de travail dans le nouveau local. Vous mettrez ainsi au point ensemble votre projet de déménagement.
Prévenez aussi vos fournisseurs, surtout votre opérateur et contactez-les soit pour mettre un terme à votre contrat le jour du déménagement, soit pour transférer vos abonnements si vous prévoyez de conserver la même ligne téléphonique et Internet. Bien évidemment, informez vos clients de votre changement de coordonnées.
À lire : où trouver gratuitement des cartons de déménagement ?
Un déménagement dans de bonnes conditions :
Changer de bureaux implique également de nombreuses formalités administratives. Pour être sûr de ne rien oublier, pensez à tenir une To Do List.
Transmettez vos nouvelles coordonnées aux organismes suivants :
N’oubliez pas de modifier votre contrat d’assurance, l’immatriculation de l’entreprise et son Kbis, la carte grise, etc.
Anticipez également le coût du déménagement. Vous devrez peut-être effectuer des travaux soit dans votre local actuel avant le départ, soit dans les nouveaux bureaux avant l’installation. Prévoyez aussi les dépenses liées au déménagement : coût de cartons, des transports, etc. Comparez plusieurs devis de déménageurs professionnels pour voir ce qui est inclus ou non et choisissez en fonction de votre budget. Vous pouvez rédiger un cahier des charges et impliquer vos collaborateurs pour une organisation précise et détaillée.
Avec un agencement préalable du nouvel espace de travail, le tri, l’étiquetage et l’inventaire des biens et l’étude des accès aux bâtiments, vous préparerez rapidement les lieux, ce qui sera moins stressant pour vos salariés.
Que faire après le déménagement :
La date du déménagement doit être choisie au mieux pour réduire autant que possible les impacts sur les activités. Une fois installé dans le nouveau local, vérifiez que rien ne manque (matériels, fournitures, meubles, outils…) en vous référant à l’inventaire. Un responsable désigné peut se charger de la résolution des problèmes. Il est tout aussi important de vérifier que les branchements, les postes de travail, la ligne téléphonique et la connexion fonctionnent correctement. Pour finir, avertissez vos partenaires, vos clients et vos contacts et mettez à jour vos sites internet, vos cartes de visite, etc.
Réussir un déménagement professionnel relève surtout d’une organisation minutieuse. Des professionnels spécialisés dans le déménagement d’entreprises sont heureusement en mesure de vous soulager de nombreux tracas. Fort de ses nombreuses années d’expérience, Déménagement La Cigogne en est le parfait exemple. Nos experts peuvent effectivement vous prodiguer de précieux conseils sur la meilleure façon d’organiser votre déménagement. Nous pouvons nous charger du conditionnement de vos équipements et de leur emballage, de leur classement et de leur livraison, même de leur montage si besoin est.
