Il peut arriver à toute entreprise de procéder au transfert de ses activités dans le but soit de réaliser des économies, soit de remédier au manque d’espace, soit d’améliorer le cadre de travail, etc. Mais un tel déménagement d’entreprise requiert indiscutablement une bonne préparation en amont.
Si telle est votre situation aujourd’hui, voici une check-list en 8 points des étapes à suivre pour assurer le succès de votre déménagement d’entreprise.
Chercher les nouveaux locaux et déposer le préavis pour les locaux actuels :
Une fois la décision de déménagement prise et confirmée, cherchez le local le plus susceptible de résoudre vos problèmes d’espace, de coûts ou encore d’accessibilité. Grâce à l’audit du nouveau local, vous saurez s’il convient vraiment.
Vérifiez ensuite le délai de préavis de votre bail actuel puis informez votre bailleur de votre départ via une lettre recommandée, le tout 6 mois au moins avant la date prévue pour le déménagement.
Établir un cahier des charges pour le déménageur :
Inventoriez tous les biens et les équipements de l’entreprise puis listez ceux qui vous suivront dans votre futur espace de travail. Établissez ensuite un cahier des charges précis du déménagement où figurent les besoins et les attentes réels.
Contactez les déménageurs 3 mois avant le jour J. En comparant les propositions et les devis, choisissez une société spécialiste du déménagement d’entreprise, capable de respecter votre cahier des charges et à même de vous conseiller et d’offrir des prestations supplémentaires (manutention lourde ou autres).
Informer les salariés et les clients du déménagement :
Une bonne communication est de mise pour éviter les tensions et le stress au travail. Trouvez le moyen adéquat pour transmettre les informations relatives au déménagement à vos collaborateurs et à vos salariés. Prenez le temps de les écouter si besoin est et de discuter avec les plus récalcitrants pour trouver des compromis. Avertissez également vos clients de votre changement d’adresse pour prévenir les désagréments ultérieurs éventuels.
Organiser les nouveaux locaux :
Le processus est maintenant bien engagé. Faites un état des lieux de vos nouveaux locaux et de vos locaux actuels à 3 mois du jour J et procédez aux réparations et aux ajustements nécessaires.
Voyez ensuite comment organiser les espaces de travail, où placer les meubles et les matériels, etc. Avec l’aide d’un responsable désigné par service qui connaît mieux les affaires en question. Confirmez aussi votre choix concernant la société de déménagement.
Effectuer les démarches nécessaires pour changer d’adresse et de ligne téléphonique :
À J-30, effectuez les démarches administratives incontournables concernant votre changement d’adresse et de ligne téléphonique. Informez notamment vos fournisseurs d’électricité, de gaz et d’eau ainsi que votre opérateur téléphonique, vos services d’abonnement, etc. Vous êtes par ailleurs tenu de prévenir les impôts, la Caisse de Retraite, l’Urssaf, l’assurance, la Poste, la préfecture, l’opérateur téléphonique, la Sécurité sociale, etc.
Planifier le tri et l’archivage des documents :
Parallèlement, réfléchissez à la manière dont vous allez vous y prendre pour les affaires et les documents de l’entreprise. Donnez un code à chaque service ou bureau et donc aux cartons. Marquez ensuite les codes sur leur emplacement dans le nouveau local. Chaque chose trouvera ainsi facilement sa place.
Commencez à emballer les matériels qui ne seront pas utilisés avant le déménagement. Les affaires de vos salariés seront aussi classées et codées. Briefez vos collaborateurs sur le déroulement exact des procédures et sur le classement, les codes et l’ordre de chargement.
Organiser le transfert du parc informatique :
À J-14, choisissez le prestataire auquel vous confierez l’inventaire et le déménagement du parc informatique pour qu’il indexe les outils et sauvegarde les données. Il se chargera également de démonter et de déconnecter les postes. Il s’occupera aussi des raccordements dans le nouveau local le jour du déménagement.
La veille, demandez à vos salariés de boucler leurs derniers cartons. Le jour du déménagement, procédez à la reconnexion du parc informatique à part et assurez-vous de la bonne disposition du mobilier ou des postes de travail. Désignez des responsables pour suivre et résoudre les problèmes ultérieurs.
Nettoyer les anciens et les nouveaux locaux :
Confiez ces tâches à une société de nettoyage le jour du déménagement. En nettoyant votre ancien local, vous récupérez votre caution si vous quittez les lieux en l’état, et intégrer des locaux propres motivera votre équipe. À vous ensuite, de tenir vos promesses concernant les meilleures conditions de travail.
Vérifiez la pertinence de la nouvelle organisation, écoutez les suggestions en apportant des améliorations, si nécessaire. Communiquez également votre nouvelle adresse à vos partenaires et vos clients.
L’intérêt de faire appel à une entreprise de déménagement :
S’occuper seul du déménagement de son entreprise peut s’avérer très compliqué. On ne pense pas forcément aux cartons adaptés ou à la meilleure façon de les transporter, aux emballages d’objets fragiles, à la protection des fenêtres et des portes, à la libération des passages, aux autorisations de stationnement et autres détails qui peuvent faire la différence.
Avec une entreprise spécialisée comme Déménagement La Cigogne, vous maîtriserez et optimiserez votre déménagement dans les moindres détails. Nos experts possèdent toutes les compétences pour vous accompagner et disposent des matériels adéquats pour intervenir de manière efficace, rapide et fiable, avec pour vous un gain de temps énorme.
