Une entreprise peut être amenée à déménager pour réduire ses charges, profiter de locaux plus grands, étendre ses activités, avoir un meilleur emplacement, etc. Dans tous les cas, le déménagement est une opération qu’il ne faut surtout pas prendre à la légère. Il implique une très longue liste de choses à faire ainsi qu’un certain coût.
Outre le volet financier et logistique, il faut également penser aux questions administratives, sans négliger la dimension humaine. Pour réussir votre changement de locaux, voici les étapes-clés à suivre.
Étape 1 : partager et diffuser l’information auprès des collaborateurs
Pour éviter les bruits de couloir et autres spéculations, communiquez l’information à vos collaborateurs et vos salariés dès que la décision est prise pour leur permettre de se préparer. Soyez le plus clair possible dans vos propos pour balayer les appréhensions, le stress et les situations conflictuelles éventuelles. Vous pouvez déjà penser à l’organisation en impliquant votre personnel dans le projet. Établir un planning de déménagement clair et précis, attribuer des tâches à chacun, organiser les visites des nouveaux locaux, recueillir les suggestions, les idées : voilà une stratégie astucieuse pour dynamiser positivement cette étape.
Étape 2 : rechercher le local
Trouver un local correspondant à vos besoins spécifiques et à votre budget peut s’étaler sur plusieurs mois. Il importe donc de s’y prendre au plus tôt. Mettez toutes les chances de votre côté en postant des annonces sur les plateformes ou les sites spécialisés, en demandant à votre entourage, en exploitant vos contacts professionnels, en contactant une agence spécialisée, etc. Une fois votre décision prise, un audit supplémentaire peut s’avérer utile pour déterminer la pertinence de votre choix par rapport aux objectifs de l’entreprise et au cahier des charges.
À lire : organiser un déménagement d’entreprise de A à Z
Étape 3 : régler la question du préavis
L’étape suivante est la résiliation de votre bail actuel. Par prudence, attendez d’avoir fait un choix définitif concernant vos nouveaux bureaux avant la résiliation en question. Vous devez généralement respecter un préavis de 6 mois. Notifiez votre bailleur de votre intention de quitter les lieux, par lettre recommandée avec accusé de réception ou par le biais d’un huissier. Vous êtes aussi tenu de respecter ce délai dans l’organisation de votre départ et de votre installation.
Il est toutefois bon de noter que la résiliation d’un bail peut s’effectuer différemment d’un contrat à un autre selon les clauses. La durée du bail, la répartition des charges, l’état des lieux à l’entrée et à la sortie sont pris en considération et ne sont pas négociables. Il est possible en revanche de discuter du loyer, de l’échéance de paiement, du dépôt de garantie, etc.Il est alors vivement conseillé de consulter le propriétaire.
Étape 4 : organiser le déménagement
Listez bien les organismes, les services publics et les administrations que vous devez informer de votre changement d’adresse et contactez vos fournisseurs pour discuter de la continuité des services. Pour un projet comme un changement de locaux professionnels, l’organisation est clé. Ainsi, avec la contribution de vos collaborateurs concernant vos équipements, inventoriez-les, triez-les, rangez-les et attribuez-leur des emplacements dans votre nouvel espace de travail. Faites une check-list de toutes les tâches à effectuer et désignez un responsable par service.
L’accompagnement d’un véritable professionnel du déménagement d’entreprise vous enlèvera un énorme poids des épaules au moment du transfert. En tant que spécialiste dans le domaine, Déménagement La Cigogne saura vous proposer les solutions les plus pertinentes et les mieux adaptées à vos besoins et à vos attentes. Notre entreprise a l’expertise, le savoir-faire et les équipements pour s’occuper entièrement de votre changement de local. Vous pourrez choisir entre plusieurs formules parmi les prestations que vous souhaitez lui confier.
À lire : Check-list pour un déménagement d’entreprise
Étape 5 : le jour J
Le jour J, il est nécessaire de penser à toutes les démarches administratives à accomplir. Il est également conseillé de déménager pendant le week-end ou en période de congé pour préserver le bon fonctionnement de l’entreprise. Des cartons classés et étiquetés seront faciles à déballer et à ranger à leur nouvel emplacement, et rappelez-vous que papiers, dossiers ou vieux mobiliers inutiles peuvent être détruits, donnés ou vendus.
Concernant le parc informatique et le transfert internet, demandez à votre prestataire de s’en charger. Les déménageurs professionnels s’occuperont de l’emballage des matériels informatiques, mais leur remise en place et la reconnexion seront confiées au prestataire. Un responsable pour vérifier les éléments manquants et une équipe de professionnels pour pallier les aléas consécutifs au déménagement (problèmes de connexion, de téléphone, etc.) ne seront pas de trop.
Enfin, signalez votre changement d’adresse par e-mail ou par courrier à vos partenaires, vos prestataires et vos clients. Actualisez aussi votre site internet et tous vos documents professionnels (cartes de visite, plaquettes, etc.).
Chez Déménagement La Cigogne, nous accompagnons les entreprises dans leurs changements de locaux. N’hésitez pas à nous contacter ou faire une demande de devis sur notre site.
