Si votre entreprise déménage dans de nouveaux bureaux, n’attendez pas le dernier moment pour organiser le transport et l’emballage des affaires, l’installation, les démarches administratives, etc. Surtout si elle compte des centaines de salariés.
Découvrez dans ce rétro planning parfait du déménagement d’entreprise ou l’essentiel pour tout faire comme il faut : il vous donnera une idée précise de ce que vous devez prévoir et vous aidera à préparer votre déménagement professionnel dans les meilleures conditions.
À 6 mois du jour J :
À J-180, anticipez tous les aspects de votre déménagement (réduire les frais fixes, jouir d’une meilleure localisation, étendre vos activités, etc.) et le budget que vous pourrez y consacrer.
Avant tout engagement, effectuez un audit de vos nouveaux locaux. Assurez-vous qu’ils soient suffisamment spacieux, aux normes de sécurité en vigueur, bien situés et répondant aux besoins de votre entreprise. C’est seulement après cet audit, s’il est concluant, que vous pourrez résilier votre bail actuel.
Ce déménagement aura des impacts sur vos salariés, vos clients, vos coordonnées, vos contrats, vos abonnements, votre numéro de téléphone, etc. Listez ces changements pour mieux les gérer : pour le numéro de téléphone par exemple, essayez de garder le même numéro jusqu’au déménagement si vous changez de région. Une check-list peut être une bonne solution pour être certain de n’oublier aucun détail.
À ce stade, un planning précis et détaillé de toutes les démarches à entreprendre est requis. Fixez un calendrier des tâches et assignez une responsabilité à chacun. Le transfert d’un parc informatique dans de nouveaux locaux peut par exemple être confié à votre opérateur pour vous libérer tant soit peu, et il sera plus facile d’obtenir un devis précis de la part des déménageurs. Établissez un cahier des charges où figurent les prestations que vous attendez : montage/démontage de meubles, mise en carton, transport, etc.
À 3 mois du jour J :
À J-90, contactez les sociétés de déménagement, de préférence spécialisées dans le déménagement d’entreprises. Certaines se chargent par exemple des transferts administratifs, d’autres s’occupent de transferts informatiques ou de matériels de laboratoire. Choisissez selon les affaires à déménager et contactez plusieurs prestataires. Comparez également les devis par rapport à votre cahier des charges. Surtout, choisissez un partenaire de confiance comme Déménagement La Cigogne, qui peut vous conseiller et vous accompagner à chaque étape de votre déménagement.
Pour établir un devis, une réunion de visite avec les déménageurs s’impose pour constater les volumes, choisir les emballages adaptés et étudier les infrastructures des lieux (accessibilité, escaliers, ascenseurs, etc.). Vous pourrez désigner un responsable des transferts dans chaque service pour connaître les éléments à déménager et aider les déménageurs. Grâce à une longue expérience dans le domaine, notre entreprise Déménagement La Cigogne vous propose les meilleures solutions pour répondre à toutes vos attentes.
C’est aussi le moment d’effectuer des travaux de câblage, de peinture, de cloisons ou autres dans vos nouveaux locaux ou dans ceux que vous quittez. Contactez les prestataires pour qu’ils interviennent au plus tôt et soyez sûrs que vos nouveaux bureaux seront prêts le jour J et que vous n’aurez aucun souci quand vous partirez.
Informez aussi vos salariés, vos fournisseurs (gaz, électricité, Internet, etc.) et vos clients de votre déménagement pour prévenir les interruptions de service ou les retards de paiement, de livraison, de réponses aux e-mails, etc.
À 1 mois du jour J :
Un mois avant le jour J, procédez aux démarches administratives. Contactez la préfecture pour immatriculer la société et modifier le Kbis. Communiquez également vos nouvelles coordonnées à la Sécurité sociale, l’Urssaf, la Caisse de Retraite et le Centre des Impôts. Prévenez aussi votre assureur pour modifier votre contrat et changez les cartes grises de vos véhicules professionnels.
Enfin, demandez à vos salariés de faire le tri dans leurs affaires : les nettoyer, les trier, les archiver avec des étiquettes ou des codes pour les retrouver facilement dans les nouveaux locaux. Établissez un inventaire sur le site de départ et déterminez à l’avance leur emplacement sur le site d’arrivée. Selon vos besoins particuliers, les experts de Déménagement La Cigogne peuvent mettre en carton, étiqueter ou protéger vos équipements lors du déménagement.
Quant au matériel de leasing (copieurs, distributeurs de boissons, machines à café et autres), informez vos prestataires qui se chargent généralement eux-mêmes de leur transfert. Installez aussi votre ligne téléphonique afin de raccorder les postes correctement pour que les salariés se mettent au travail au plus tôt.
Le jour J :
Les employés doivent avoir fini de préparer leurs cartons personnels avant le départ. Choisissez le week-end pour le déménagement, mais si votre entreprise est de grande envergure, l’opération peut s’étaler sur plusieurs jours. Demandez à une entreprise de nettoyage de faire le nécessaire avant l’emménagement et l’arrivée des employés et après le déménagement.
Le jour J, les serveurs doivent être transportés à part avant les matériels informatiques, car ils sont fragiles, plus longs à reconnecter, et nécessitent une manipulation soigneuse, d’où l’importance de choisir un déménageur pourvu des qualifications et de l’expérience voulue pour une telle mission. Emballés individuellement, les postes de travail peuvent être reconnectés par votre équipe informatique. Avant le départ, un prestataire peut également sauvegarder les serveurs de l’inventaire du parc informatique, du test des réseaux et de la déconnexion/reconnexion.
Ces opérations demandent du temps et une organisation minutieuse. Avec l’aide d’un expert dans le domaine, votre déménagement d’entreprise sera facile à vivre. Ces spécialistes vous guideront et vous proposeront de nombreuses options : destruction de documents, déballage et remontage des meubles dans vos nouveaux locaux, etc.
Pour un accompagnement personnalisé selon vos besoins et vos attentes, adressez-vous à l’un des experts de Déménagement La Cigogne et faite un devis gratuit pour un déménagement.
